Акинфиева Ольга Вадимовна,
заведующая отделом координации деятельности библиотек области
Слово аудит в переводе с латинского (auditus) означает «слушание», а аудитор, соответственно, слушатель, то есть человек, который слушает, выслушивает. Первоначально аудит означал практику слушания гражданами должностных лиц о доходах, расходах, сборе налогов и пр. – народное собрание в Древних Афинах, Сенат в Римской республике и т.д. Впоследствии, аудит стал превращаться из процесса слушания в детальный анализ учетных записей и отчетов хозяйственной деятельности. В Средние века аудит уже известен в Европе, однако как наука и вид экономической деятельности аудит начал активно развиваться в 19 веке, что определялось характером развития рынка капитала, и было связано, в первую очередь, с потребностью собственников проверять работу наемных управляющих.
Наиболее часто встречается мнение, что история возникновения аудита как профессии относится к XIX в., а исторической родиной считается Великобритания. Аудиторская профессия получила разное название в разных странах: во Франции – комиссар по счетам; в Германии – контролер хозяйства; в США – общественный бухгалтер.
С середины XX века стала расширяться сфера применения аудитов. Аудиторские компании освоили новые функции – аудиты внедрения современных технологий в управление предприятиями, автоматизации учета, внедрения систем контроля качества и других смежных работ. Аудит практически выделился в самостоятельную отрасль деятельности. Сегодня известны финансовый, операционный, технический, экологический и прочие разновидности аудита.
В настоящее время в мировой практике под аудитом (или аудиторской проверкой) понимают всякую выполняемую независимым экспертом проверку какого-либо явления или деятельности с целью выражения мнения о достоверности, а слово «аудитор» стало названием профессии или рода деятельности, связанной с контролем, проверкой какой-либо деятельности.
В России слово «аудитор» появилось во времена Петра I. Институт аудиторов был введен в армии, где они расследовали дела, связанные с имущественными спорами. Были предприняты попытки организации образования и сдачи экзаменов аудиторов в 1888 г., 1907-1912 гг., 1929-1930 гг. В России аудиторов называли присяжными бухгалтерами, однако должного признания они не получили.
В современном понимании аудит в России фактически вырос из проверок деятельности совместных предприятий, возникавших в 80-х гг. 20 века. Характерной чертой российского аудита является то, что профессия аудитора в России формировалась из бывших советских ревизоров и бухгалтеров. Это наложило свой отпечаток и отличает и до настоящего времени российский аудит от аудита в классическом смысле. Отличительными признаками российского аудита являются акцент на проверке уклонения от налогов и целенаправленный поиск нарушений («карательный характер» аудита), что не может не сказываться на отношении к аудиту как явлению в целом.
Различают внутренние и внешние аудиты.
Внутренние аудиты: проводятся самой организацией и являются объективным источником информации, помогающим руководству по-новому, «не замыленным глазом», посмотреть на вещи и оценить качество выполнения принятых ими решений. Он же является одним из немногих доступных на данный момент и, в то же время, недооцененных ресурсов, правильное использование которых может повысить эффективность работы. Внутренний аудит – это способ независимой оценки эффективности деятельности организации и органов ее управления.
Внешние аудиты: обычно аудиты второй и третьей сторонами. Аудиты второй стороной проводятся теми сторонами, которые заинтересованы в деятельности организации, например, потребителями или другими лицами от их имени. Аудиты третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями, например, такими, которые обеспечивают сертификацию СМК или какими-либо другими.
Для проведения внутренних аудитов не требуется получение лицензий либо других разрешительных документов для ведения этой деятельности. Внутренние аудиты проводятся внутри организации ее сотрудниками (аудиторами) по решению руководства: информация, получаемая в результате внутреннего аудита, предназначена для удовлетворения потребностей управленческого персонала.
В стандарте ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и / или систем экологического менеджмента» приведено определение аудита.
Аудит качества – это систематический независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.
Поясним это определение:
- Аудит – это систематический процесс, т.е. осуществляется с определенной, запланированной периодичностью. При внутреннем аудите периодичность устанавливает сама библиотека, при внешнем – периодичность устанавливается правилами проверяющего органа.
- Независимый – означает, что специалисты, проводящие аудит, не отвечают за результаты той работы, которую они выполняют (выбор аудитора должен быть из других подразделений организации при внутреннем аудите, при внешнем – это непричастность аудиторов к внедрению СМК организации, которую проверяют).
- Аудит – это документированный процесс, т.е. все этапы аудита, порядок его проведения и результаты должны быть задокументированы. В качестве свидетельств аудита могут быть записи, документы и другие факты, собранные в ходе аудита. Для получения достоверной информации аудитор должен использовать несколько источников информации.
- Аудит должен проводиться по согласованным критериям аудита. В качестве критериев могут выступать любые нормативные документы, в которых представлены требования, подлежащие проверке. Согласованность критериев аудита обеспечивается принятием этих критериев всеми сторонами аудита.
В зависимости от целей и задач в библиотеке могут быть проведены следующие виды внутренних аудитов: аудит СМК: аудит качества процесса, аудит качества услуги.
При аудите СМК библиотеки проверяются разработанные процессы в виде документированных процедур, фактическое выполнение требований, изложенных в этой документации, известны ли они персоналу и эффективно ли их применение, а также взаимодействие всех процессов организации (общей структуры СМК) и ее влияние на качество услуги. Досконально проверяется Руководство по качеству, стандарты организации, разработанные владельцами процессов, технологическая документация, рабочие инструкции, карты процессов, Положения, должностные инструкции сотрудников и т.д.
Аудит качества процесса библиотеки служит для оценки способности обеспечения качества в ходе процесса. При аудите устанавливается его целесообразность, знание технологии и параметров процесса. Это может быть любой библиотечный процесс: библиотечно-информационного обслуживания, формирования фонда, создание СПА, методического обеспечения и т.д. Оценке подвергается правильность выбора технологического метода, соблюдение процесса и его стабильность. Аудит качества процесса представляет собой специально предписанное отдельное мероприятие, которое носит, как правило, предупредительный (профилактический) характер, но может также назначаться для выявления актуальных проблем по качеству и путей их решения.
Аудит качества библиотечной услуги предусматривает проведение тестирования оказываемых услуг, определение фактических показателей и оценку их соответствия требованиям, установленным в стандартах, договорах, законодательных документах по библиотечному делу, в обязательных документах СМК. Документация, используемая для проведения аудита качества библиотечной услуги и аудита качества процесса – это стандарты организации, технологическая документация, требования к договорам, положения о подразделениях библиотеки, должностные и рабочие инструкции, рекламации.
В нашей библиотеке внутренний аудит пока не проводился, хотя в 2004 году Псковская областная универсальная научная библиотека внедрила в свою деятельность систему менеджмента качества. Этому предшествовала большая и кропотливая работа по документированию процедур, разработке процессов, созданию рабочих инструкций, технологических карт, матриц ответственности, обучения персонала, в том числе, организация на базе ПОУНБ Международной школы качества, два человека прошли обучение во ВНИИСе (г. Москва) по подготовке менеджеров по оценке систем менеджмента качества и проведения внутренних аудитов.
В 2005 году библиотека провела самооценку деятельности по критериям Премии качества Правительства РФ и стала дипломантом этой премии.
В дальнейшем работа по качеству продолжилась: все отделы библиотеки провели самооценку своей деятельности, появились публикации о проведении самооценки Международного библиотечного центра и отдела обработки документов в журнале «Библиотечные технологии», на Международных школах качества наши специалисты делились своим опытом, были изданы сборники материалов МШК и опыта работы Псковской ОУНБ по внедрению СМК, в четырех муниципальных образованиях на базе библиотек появились Зональные школы качества.
В течение 2009-2011 гг. был осуществлен проект «Самооценка деятельности муниципальных библиотек по критериям премии Правительства РФ по качеству», Осуществлению проекта предшествовала разработка документов, рекомендаций и обучающих мероприятий на Зональных школах качества. Самооценку прошли 23 муниципальные библиотеки, они провели своеобразный «рентген производства», увидели свои сильные стороны, определили области для улучшения. Каждой библиотеке экспертами из Псковской ОУНБ были даны рекомендации по улучшению деятельности.
В 2013 году Псковская область стала пилотным проектом по независимой оценке качества. Независимую оценку качества провели в г. Великие Луки и в Печорском районе. Для этого были созданы группы независимых экспертов, выработаны методические рекомендации по проведению независимой оценки. Директор библиотеки Павлова В.И. является независимым экспертом Министерства труда и соцразвития.
В 2014 году были подготовлены методические рекомендации «Изучение эффективности деятельности библиотеки» и «Как оценить качество работы библиотеки?». Независимую оценку деятельности стали проводить структурные подразделения Псковской ОУНБ (читальный зал и абонемент).
В 2015 году независимую оценку качества по имеющимся методикам уже провели четыре муниципальные библиотеки: Невельская, Новосокольническая, Порховская и Пустошкинская. По итогам были сформированы рейтинги библиотечных учреждений; состоялись общественные обсуждения результатов независимой оценки качества работы библиотек; были подготовлены предложения по повышению качества работы учреждений и представлены как в адрес учредителя, так и заинтересованных организаций. В целях совершенствования работы библиотечных учреждений даны следующие рекомендации:
- всем библиотечным учреждениям осуществлять постоянный контроль над показателями, характеризующими доступность: ежегодно проводить публичные отчёты о деятельности, предоставлять информацию о работе для публикации на сайте / библиотечном портале и в районных газетах. В целях создания комфортных условий для читателей библиотекам необходимо активнее использовать фонды других библиотек (МБА); библиотекам, имеющим офисную технику и Интернет активнее изучать информационные возможности и использовать их в работе с пользователями.
Результаты независимой оценки библиотек Невельского, Новосокольнического, Порховского и Пустошкинского районов были представлены на Ежегодном совещании руководителей муниципальных библиотек и будут опубликованы в сборнике «Территория 60: библиотеки Псковской области».
Активная работа по качеству проводилась через самооценку и независимую оценку деятельности библиотек, при этом мы никогда не забывали об аудите.
В 2008 году на МШК с темой «Аудит соответствия деятельности муниципальных библиотек требованиям модельного стандарта Свердловской области» выступила Коптяева Марина Васильевна, заместитель директора по технологиям и развитию Свердловской областной научной библиотеки им. В.Г. Белинского. В сборнике по итогам V Международной школы качества опубликовано ее выступление.
В марте 2009 года состоялась областная научно-практическая конференция из цикла «Власть. Население. Библиотека» на тему «Модельный стандарт деятельности публичных библиотек Псковской области: его реализация». На конференции был дан анализ соответствия библиотек Псковской области «Модельному стандарту деятельности муниципальной библиотеки Псковской области», принятому Псковской библиотечной ассоциацией в 2006 году. В мониторинге на соответствие деятельности приняли участие все муниципальные библиотеки области. Практика использования стандарта показала, что наряду с действующими законодательными актами в области культуры и библиотечного дела «Модельный стандарт» 2006 года способствовал и продолжает способствовать сохранению и защите публичных библиотек как основного гаранта доступа к информации, знаниям и культуре. Как любой стандарт, наш «Модельный стандарт деятельности муниципальной библиотеки Псковской области» содержит минимум требований, ниже которого опускаться нельзя.
В 2011 году отделом координации деятельности библиотек области были подготовлены методические рекомендации «Проведение аудита в муниципальных библиотеках Псковской области», которые включали Положение о проведении аудита соответствия муниципальной библиотеки требованиям «Модельного стандарта…», Памятку аудитору и протокол проведения аудита соответствия.
В 2014 – 2015 гг. был проведен внешний аудит второй стороной (т.е. Псковской ОУНБ) модельных библиотек на соответствие «Модельному стандарту…».
В 2014 году – аудит модельных библиотек Печорского и Великолукского районов, так как модельные библиотеки в этих районах были созданы по проекту МАДБ «Создание компьютерных библиотек на селе» в 2006 году.
В 2015 году был проведен аудит модельных библиотек Гдовского района (модельные библиотеки также создавались самыми первыми в Псковской области как по ФЦП, так и за счет местных средств).
Руководство каждой библиотеки было заранее проинформировано о требованиях, предъявляемых к библиотекам при проведении аудита, о системе оценок, о сроках проведения аудита и составе аудиторской группы. В состав аудиторской группы вошли специалисты из Псковской областной универсальной научной библиотеки и областной библиотеки для детей и юношества им. Каверина.
Аудиту предшествовала большая подготовительная работа: была составлена общая программа аудита, план проведения аудита в каждой библиотеке. Аудиторы использовали два документа: памятку аудитору (комментарии и разъяснения положений Модельного стандарта, разработанная шкала оценки в баллах, формулы расчета показателей) и протокол проведения аудита соответствия (специальная форма для фиксации сведений). В ходе проведения аудита запрашивались необходимые сведения и документы, заполнялся протокол по установленной форме, выставлялись баллы по разработанной шкале, проводилось консультирование по возникающим вопросам. Аудиты проходили в доброжелательной обстановке. Результаты аудита в тот же день доводились до сведения руководства и коллектива библиотеки, протокол подписывался аудиторами и руководителем библиотеки.
Система оценок была следующей:
Выполнение требований стандарта в полном объеме – 1 балл.
Выполнение требований стандарта на 50% и более – 0,5 балла.
Невыполнение требований стандарта – 0 баллов.
Перевыполнение требований стандарта – дополнительные 0,5 – 1 балл (дополнительные баллы присваиваются в том случае, если выявлено перевыполнение норматива стандарта либо аудиторы отмечают высокое качество исполнения требований).
Максимальное количество баллов – 30.
По итогам аудита были составлены отчеты. Каковы результаты?
Аудит прошли по 5 библиотек Печорского, Великолукского и Гдовского районов, оценка в баллах ближе к верхней границе, есть перевыполнение (при 30 максимальных – есть две библиотеки (Печорская и Великолукская районные библиотеки), набравшие соответственно 35 и 33,3 баллов). Эти библиотеки компьютерные, комплектовались по проекту, а в стандарте заложен минимум требований, о чем уже было сказано.
Наиболее низкие оценки получили ресурсы сельских модельных библиотек, в частности, ежегодное пополнение фонда, в том числе периодическими изданиями, современное компьютерное оборудование, использование сводного ЭК, МБА и ЭДД, а также организация библиотечного пространства.
Бонусные баллы все библиотеки получили при оценке результатов деятельности, того, как звучит библиотека в местном сообществе (за просветительскую миссию библиотеки, социальные, культурные и образовательные программы, включенность в жизнь своих муниципальных образований, партнерские проекты, участие в конкурсах, публикации в СМИ и др.).
Оценки результатов деятельности библиотек, их востребованности в местном сообществе на сегодня выше, чем оценки тех ресурсов, которыми эти библиотеки располагают.
Предложения по совершенствованию от аудиторов были следующие: актуализация нормативно-правовых документов, обновление фонда, выделение фонда для отдельных групп пользователей, в частности, детей, использование в работе электронных ресурсов, учет электронных изданий и пожертвований и т.п. Кроме того, в каждый отчет аудиторами были вынесены предложения по совершенствованию работы модельных библиотек для Администраций районов: так, например, в Печорах и Гдове было отмечено, что для полноценной работы необходим транспорт для выезда в библиотеки-филиалы с оказанием методической и практической помощи, выделение средств на комплектование и подписку, финансирование ремонта библиотек и приобретение мебели и обновление компьютерного парка Изборской и Киршинской модельных библиотек.
Аудиты не прошли незамеченными в районах и воспринимались как событие. По мере возможности предложения аудиторов выполняются: стали учитываться электронные издания и пожертвования, которые сельские библиотекари привозят в районные библиотеки для обработки, обновился компьютерный парк библиотек за счет межбюджетного трансферта на подключение к Интернет, понемногу, но финансируется комплектование и подписка.
Результаты аудита были рассмотрены на профессиональной мастерской «ПРОФИ» в Печорах в 2015 году, тема мастерской была посвящена работе модельных библиотек.
Сейчас уже с 2015 года в России действует новый «Модельный стандарт общедоступной библиотеки», разработанный Министерством культуры, определены критерии оценки деятельности общедоступных библиотек, разработана анкета. Мы проводим мониторинг муниципальных библиотек на соответствие этому Модельному стандарту.
Библиотеки, как и другие организации, должны постоянно доказывать, что выделяемые им средства используются на выполнение правильно сформулированных целей и задач наиболее эффективным образом, что они предлагают услуги высокого качества. Взглянуть на себя со стороны и принять меры по совершенствованию деятельности помогает аудит. «Единственная настоящая ошибка – не исправлять своих прошлых ошибок», так считал Конфуций.
Использованные ресурсы:
Коптяева М.В. Аудит соответствия деятельности муниципальных библиотек требованиям Модельного стандарта Свердловской области (опыт работы Свердловской ОУНБ им. В.Г. Белинского / М.В. Коптяева // V Международная Школа качества : сборник материалов и методических разработок. – Псков : Издательстов АНО «ЛОГОС», 2008. – 64 с.
Коптяева, М.В. Аудиты в системе менеджмента библиотеки // Режим доступа : http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2011/disk/076.pdf
Проведение аудита в муниципальных библиотеках Псковской области : методические рекомендации / Псковская областная универсальная научная библиотека, Отдел координации деятельности библиотек области ; сост. Л. А. Сипцова. – Псков, 2011. – 22 с.
Шуханкова, М.Н. Внутренний аудит библиотеки как обязательный элемент управления качеством : из опыта работы научной библиотеки ПГУ // Режим доступа : http://elib.psu.by:8080/bitstream/123456789/6735/1/%D0%A8%D1%83%D1%85%D0%B0%D0%BD%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%B0_2010.pdf
