Дуброва Наталья Александровна, заведующая Региональным центром комплектования и каталогизации документов
Тема моего выступления – проведение нормирования труда процессов комплектования и каталогизации Регионального центра комплектования и каталогизации документов. Тема сложная, поскольку нормирование труда – это одна из отраслей экономической науки, которая в тесной взаимосвязи с другими экономическими, техническими, психофизиологическими и социальными научными дисциплинами изучает трудовую деятельность человека в целях минимизации затрат и жизненной энергии человека на выполнение заданного объема работ.
Эффективно разработанная система нормирования труда в библиотеке обеспечивает качество работы сотрудников библиотеки; рациональное использование кадров; четкое распределение функциональных обязанностей; уточнение штатных потребностей.
Освещение любой темы логично начинать с истории вопроса. Поскольку о нормировании труда можно говорить много, отмечу несколько, на мой взгляд, наиболее интересных эпизодов.
Основоположниками научного подхода к нормированию труда являются американские ученые-практики, вернее, практики, прежде всего, среди которых: Фредерик Тейлор (1856-1915), Генри Гант (1861-1919), Фрэнк Гилбрет (1868-1924). Они работали на разных промышленных предприятиях, независимо друг от друга, но «двигаясь» в одном направлении. Они считали, что любые трудовые движения можно разложить на основные простейшие микродвижения, и что любая работа, выполняемая человеком, состоит из суммы таких микродвижений. Они вводили в практику исследования киносъемку специальной аппаратурой, хроноциклографию, аналитический метод. Это позволяло детально изучать процесс труда по элементам и находить такую комбинацию приемов, которая давала возможность выбора наиболее рационального способа выполнения работ и повышения производительности труда. Это всем нам знакомый процессный подход - один из принципов зарождающейся системы менеджмента качества. Напомню, это конец 19 – начало 20 века. На предприятиях Америки того времени, внедрявших научные методы, не было зафиксировано ни одного случая каких-либо социальных конфликтов. Но не все было так гладко. Фредерик Тейлор, например, подвергался нападкам со стороны профсоюзных боссов, которые развернули против него кампанию «всеобщего презрения», одну из самых злобных в американской истории. Профсоюзы тех времен были по преимуществу кастовыми образованиями, где ревниво охраняли свои «секреты мастерства», не систематизировали свои знания и не имели подчас никакого письменного их описания. Идеи Тейлора настолько задевали их интересы, что профсоюзные лидеры добились от Конгресса принятия закона, который запретил «исследования рабочих операций» на государственных оружейных заводах и судоверфях. Эти запреты действовали даже после окончания Второй мировой войны.
Еще один эпизод из истории нормирования труда связан с нашей страной. В фонде РГБ хранится один из первых документов по нормированию труда в России. Это «Урочные положения на все вообще работы, производящиеся при крепостях, гидротехнических сооружениях и гражданских зданиях». Документ введен в действие 23 апреля 1832 года. Далее были другие издания, исправленные и дополненные. «Урочные положения» принято считать первым обобщением опыта работы в области организации и нормирования труда, в нем сформулированы условия определения урока или нормы, которая должна быть выполнена в определенный период времени. «Урочные положения» действовали вплоть до революции 1917 года.
И третий момент, который я не могу не отметить.
В советское время складывается мощная система методологии нормирования и организации труда. Для осуществления необходимых исследований и внедрения их результатов в производство формируются отраслевые научно-исследовательские институты и лаборатории, ведущим среди которых стал Центральный институт труда. В 30-е годы разрабатываются первые нормативные материалы для нормирования различных видов работ в отраслях народного хозяйства, положения по организации нормирования труда, методология труда и многое другое. В 40-50-е гг. на предприятиях создаются Отделы труда и заработной платы, Бюро технического нормирования. В 60-е годы техническое нормирование становится плановым и централизованным. Руководство сферой нормирования возлагается на Государственный комитет СМ СССР по труду и заработной плате, при котором были созданы НИИ труда и Центральное бюро промышленных нормативов по труду. Для этого периода характерно расширение охвата нормирования труда рабочих новых профессий, работников умственного труда. К 90-м годам нормативная база по труду включала более 750 наименований сборников нормативов по труду. И хотя переходный период в отечественной экономике, начавшийся в 90-е годы прошлого века, привел к разрушению системы государственного регулирования сферы трудовых отношений, разработанная нормативная база является основой для современных документов.
Для нас, в частности, это «Положение о системе нормирования труда» и «Типовые отраслевые нормы труда на работы, выполняемые в библиотеках» (приложение к приказу Министерства культуры РФ от 30 декабря2014 г. № 2477). Их можно найти как на сайте Министерства культуры РФ, так и на сайте ПОУНБ в разделе меню «Актуальные документы» (подраздел «Федеральные документы», 2013-2014 гг.).
Несколько слов о документе в целом:
- типовые отраслевые нормы труда дифференцированы по видам работ, применяемым в библиотеках различных типов (научных, публичных, специализированных для инвалидов по зрению, детских, юношеских, в образовательных учреждениях);
- в типовых отраслевых нормах труда учитывается специфика работы библиотек, связанная с применением новых информационных технологий (специальные приложения типовых отраслевых норм труда на основе автоматизированных систем управления процессами);
- нормы времени на основные процессы, операции даны в минутах, а не в часах, что, на мой взгляд, гораздо удобнее; но, нужно обратить внимание, нормы времени на ряд процессов стали чуть меньше.
Если говорить конкретно о процессах комплектования и каталогизации, то отмечу следующее:
- в типовых отраслевых нормах труда эти процессы отражены достаточно полно; причем есть нормы труда как на процессы в целом, так и на отдельные операции;
- учтены и те особенности, в которых работают библиотеки сегодня: например, если говорить о комплектовании, то в нормах труда появилась такая позиция как «подготовка документации для закупки изданий, в т.ч. аукционной документации»; если говорить о каталогизации, то введена, например, такая позиция как «формирование БЗ с использованием Сводного каталога библиотек России»;
- к особенностям относятся и введенные показатели специальных библиотек: например, создание БЗ рельефно-точечных изданий, или, например, «форматирование и распечатка макета карточки (плоскопечатная запись) для систематического каталога «говорящих» и рельефно-точечных документов;
- если какие-либо процессы в нормах труда не отражены, можно подобрать аналоговые показатели: например, в нормах труда не отражен такой процесс как «работа с Федеральным списком экстремистских материалов»; однако в таблице «Прием и учет поступивших документов», есть позиция «сверка…», которую можно использовать в расчетах.
Каким образом нормирование проводилось?
Составлен перечень процессов, выполняемых в структурных подразделениях Центра (как в областной научной библиотеке, так и в обособленных структурных подразделениях).
По этим процессам определен объем выполняемых работ (для ПОУНБ и ОСП «Псковская областная специальная библиотека для незрячих и слабовидящих» - годовые отчеты за 2015 год; для ОСП «Псковская областная библиотека для детей и юношества им. В. А. Каверина» - годовой отчет за 2014 год).
В соответствии с нормами времени, рассчитано затраченное время на выполнение годового объема работ по всем процессам.
Результаты этой работы представлены в виде таблицы, в которой по вертикали: наименование процесса, операции, в т.ч. состав работы (формулировки, главным образом, взяты из Типовых отраслевых норм труда на работы, выполняемые в библиотеках); по горизонтали: единица измерения, норма времени в минутах, объем работы, затраченное время в минутах и переведенное в часы, и еще одна позиция – источник нормирования с указанием номера таблицы и пункта в таблице.
Далее, расчеты выполняла бухгалтерия, в результате сделаны следующие выводы:
ОСП «Псковская областная библиотека для детей и юношества им. В. А. Каверина» - 2,72 ставки;
ОСП «Псковская областная специальная библиотека для незрячих и слабовидящих» - 2 ставки;
ПОУНБ – 16 ставок.
В общем объеме выполняемых работ процессы комплектования составляют 33 %.
Самым трудозатратным является прием и учет документов (более 7 тыс. часов, в этом процессе – исключение документ из фонда: более 2,5 тыс. часов). В ПОУНБ в 2015 году выбытие составило более 15 тыс. документов; большие объемы списания были и в 2016 и в 2017 годах.
Трудозатратным процессом является и подготовка изданий (со всем пакетом документов) в качестве пожертвований для муниципальных библиотек. В ПОУНБ в 2015 году муниципальным библиотекам передано около 5 тыс. изданий; тенденция сохраняется в 2016 и в 2017 годах.
Процессы, связанные с библиотечной обработкой документов, организацией и ведением каталогов, составляют около 50 % от общего объема работ.
Самым трудозатратным является процесс организации и ведения электронного каталога.
Несколько слов о нормах времени на создание баз данных (БЗ):
формирование БЗ на документы на русском языке – одна запись – 18 мин. (1 096 БЗ);
с использованием СКБР – 12 мин. (2 612 БЗ);
на грампластинки – 140 мин. (97 БЗ),
на аудиодиски – 160 мин. (161 БЗ),
на ноты – 132 мин. (113 БЗ),
есть повышающий коэффициент, если документы на иностранных языках;
редактирование БЗ в БЗ «Периодика» - 1,3 мин. (8 320 номеров газет и журналов). На этот процесс – более 3 тыс. часов.
2015 год – это процесс ретроконверсии Генерального алфавитного каталога в машиночитаемый формат (41 229 БЗ сделано всеми сотрудниками библиотеки, из них 21 397 БЗ – в отделе обработки + проверка всех баз по ретроконверсии); на этот процесс затрачено более 3 100 часов (количество рабочих часов в 2015 году – 1981).
Около 10 % составляет методическая работа. Сюда входит и подготовка обзора деятельности библиотек по определенной тематике, и консультации, и индивидуальные и групповые стажировки, подготовка и проведение семинаров, командировки. Это направление также является стабильным.
В общем объеме выполняемых работ есть и работа по сохранности фонда (около 4 %): в 2015 году – проверка нотного фонда отдела литературы по культуре и искусству, Центра по работе с редкими и ценными документами, фонда периодических изданий. Эта тенденция также сохранялась в последующие годы. В 2016 году – проверка фонда Псковской областной библиотеки для детей и юношества им. В. А. Каверина; в 2017 году - Псковской областной специальной библиотеки для незрячих и слабовидящих.
Чуть более 3 % от общего объема работ составляет справочно-библиографическое обслуживание: выполнение адресных и уточняющих справок.
В Типовых нормах времени даны разные нормы времени на выполнение справок. В одной таблице на выполнение адресной справки отведено 1,5 мин., в другой – 8 мин.; на выполнение уточняющей справки в одной таблице отведено 1,6 мин., в другой – 18 мин.
Чуть более 1 % трудозатрат составляют массовые мероприятия. В нашем случае это подготовка и участие в проведении Международного книжного форума «Русский Запад». Центр традиционно отвечает за работу с издательствами, организацию книжной ярмарки, организацию выставки «Псковская книга», проведение в рамках форума Дня комплектатора, и организацию акции дарения. Это традиционно наши направления ответственности.
В расчет также включена работа по организации труда и управлению (планы, отчеты, графики и пр.).
Если говорить о секторах ОСП, то отмечу следующее.
В ОСП «Псковская областная специальная библиотека для незрячих и слабовидящих» объемы выполняемых работ соответствуют штатной численности. И, тем не менее, внутренние резервы позволили провести большую работу по редакции ЭК и организации работы по ретровводу.
В ОСП «Псковская областная библиотека для детей и юношества им. В. А. Каверина» объемы выполняемых работ штатной численности не соответствовали, поэтому совершенно спокойно можно было увеличивать нагрузку на специалистов и по редакции ЭК, и по ретровводу, и по организации СПА (в части объединения ГАК) и пр.
Какие задачи стояли при проведении нормирования труда в Региональном центре комплектования и каталогизации документов?
1. определить основные процессы структурных подразделений;
2. подсчитать объем работ, выполняемый за год (на основе годовых отчетов и дневников выполненных работ);
3. подсчитать затраченное время на определенный объем работ (в соответствии с Типовыми отраслевыми нормами труда на работы, выполняемые в библиотеках).
Решение этих задач могло способствовать рациональному использованию кадров, четкому распределению функциональных обязанностей и, в целом, уточнению штатных потребностей.
В заключении скажу, что по нормированию труда в прошлом году мы проводили вебинар для специалистов библиотек муниципальных образований. Более 100 человек были нашими слушателями. Предварительно проведен мониторинг состояния системы нормирования труда в муниципальных библиотеках.
В 13 библиотеках (50 %) нормирования не проводилось. Тем не менее, в 12-ти библиотеках муниципальных образований у специалистов, которые ведут процессы комплектования и каталогизации, есть дополнительная нагрузка (методическая работа, обслуживание читателей, ответственность за МБА, организация и проведение массовых мероприятий).
Определение трудозатрат сказывается не только на нагрузке на специалиста, но и на возможностях рассчитать муниципальное задание и грамотно его формулировать.
Результаты мониторинга и сведений, которые библиотеки предоставляли о муниципальном задании, показали, что работа с фондом, которая начинается с процесса комплектования, отражена в муниципальных заданиях 10 библиотек (38 %); процесс каталогизации отражен в муниципальных заданиях 12 библиотек (46 %). В муниципальных заданиях 11 библиотек эти процессы не отражены, а у 8 библиотек отражены условно, например, объем ЭК.
И если в муниципальное задание эти позиции включаются, их нужно грамотно обосновать. И первый шаг – определить трудозатраты на каждый процесс, который в библиотеке ведется.
Об источниках.
По истории нормирования труда информации немало, из современных публикаций рекомендую статью кандидата экономических наук, доцента кафедры экономики и управления Ярославского государственного технического университета Анны Николаевны Савченко «Нормирование труда: исторические аспекты и современные проблемы применения в России», опубликованную в международном научном журнале «Символ науки» (2015, № 6).
Современный нормативный подход к организации труда и его нормированию определяет правовая среда, в которой функционирует библиотека.
Этому вопросу посвящена статья кандидата педагогических наук, юрисконсульта по гражданско-правовым вопросам Ольги Феоктистовны Бойковой «Нормирование труда в библиотеке: особенности правового регулирования», опубликованная в информационно-аналитическом журнале «Университетская книга» (2017, январь-февраль).
Еще одно издание - методическое пособие, подготовленное специалистами РГБ в 2013 году, «Нормирование труда в библиотеке». Особый практический интерес представляют методы нормирования и примеры заполнения различных учетных форм при проведении нормирования. Например, «Карта фотографии (самофотографии) рабочего дня» или «Бланк хронометражной карты», или «Наблюдательный лист».
