Рабочий процесс сопровождается большим объемом самой разной информации. Она может быть производственной в виде таблиц, планов, схем, чертежей; аналитической в виде отчетов, результатов исследований; кадровой; делопроизводственной. Массив информационного потока и информационное пространство растут настолько быстро, что справиться с ними «вручную» становится невозможно. На помощь пришла информационная система (ИС), в которой хранится и обрабатывается вся важная для успешной деятельности информация. Это заметно снижает риск потерь информации, упрощает работу с ней.
Основные достоинства.
Деятельность каждой организации охватывает огромное информационное пространство. Поиск. Так как информационных систем несколько, то каждая компания, а иногда и подразделения автоматизируются отдельно от других. Чтобы найти, например, сведения о клиенте, какая-то часть находится в CRM, другая - в СЭД, а третью можно найти только в переписке в мессенджере. Поэтому пользователь вынужден посылать много запросов, не представляя, где найти нужную информацию.
Обработка запросов. В случае хранения сведений в другом подразделении, приходится делать запрос и ждать реакцию.
Конвертация данных. Даже при наличии в организации единой базы данных получение ее из базы данных другого подразделения далеко не всегда доступно. В таком случае остается вручную переносить информацию, теряя на этом время.
Потеря данных. Очень часто документ записан на флешках, гугл-документах, мессенджерах и др. зачастую недоступна для руководителя, тем более, если сотрудник уволился. Все это может исправить ИС, если создать единое информационное пространство.
Единое информационное пространство.
ЕИП представляет собой сборник всех имеющихся в компании баз и банков данных, которые хранятся, ищутся и пересылаются по одному программному обеспечению. Каждый сотрудник быстро и без труда может найти необходимую ему информацию, послав запрос в единую информационную систему организации. Он ограничен только своими рамками доступа, а руководитель должен иметь свободный доступ ко всем данным всех отделов. В результате на получение необходимых сведений тратится всего несколько минут без отвлечения сотрудников от их работы.
Создаваемое единое информационное пространство обеспечивает единое управление документами, помогает упорядочить данные о контрагентах по определенному общему формату. Такая унификация упрощает пользование информацией и недопускает противоречащие или дублирующие сведения. Для этого следует структурировать все данные по единому формату, создать единую информационную базу. Итогом может стать создание единой платформы, на которой можно централизованно работать.
Читать далее:
Приборы контроля для гидравлической системы
Рейтинг онлайн казино: как сделать правильный выбор?
Казино Адмирал - игровые автоматы на реальные деньги
Как заработать в Casino X?
Сказка как вид художественной литературы